Ile naprawdę kosztuje zatrudnienie pracownika w gabinecie stomatologicznym?

Jednym z największych kosztów funkcjonowania gabinetu stomatologicznego są wynagrodzenia pracowników i współpracowników.

Problem polega na tym, że właściciel gabinetu bardzo często patrzy na koszt zatrudnienia przez pryzmat kwoty znajdującej się na umowie albo kwoty netto wypłacanej pracownikowi.

Tymczasem rzeczywisty koszt pracownika dla gabinetu jest znacznie szerszy.

Do kosztu zatrudnienia mogą dochodzić między innymi składki, urlopy, chorobowe, szkolenia, odzież, badania, benefity, czas administracyjny, a także koszt niewykorzystanych godzin pracy.

Chcesz policzyć rzeczywisty koszt konkretnej osoby w swoim gabinecie? Skorzystaj z kalkulatora kosztu pracownika gabinetu i sprawdź, ile zatrudnienie pracownika faktycznie kosztuje firmę.

Dlaczego właściciel gabinetu powinien znać rzeczywisty koszt pracownika?

Bez znajomości rzeczywistego kosztu pracy trudno prawidłowo ustalić ceny usług stomatologicznych.

Jeżeli gabinet nie wie, ile kosztuje godzina pracy lekarza, higienistki czy asystentki, może nieświadomie ustalać ceny usług poniżej poziomu zapewniającego oczekiwaną rentowność.

Koszt pracownika wpływa bowiem bezpośrednio na:

• koszt godziny fotela,
• koszt wykonania procedury,
• marżę usługi,
• rentowność godziny pracy,
• próg rentowności gabinetu,
• minimalną cenę usługi.

Pensja netto to dopiero początek

Załóżmy, że pracownik otrzymuje określoną kwotę wynagrodzenia „na rękę”.

Z punktu widzenia pracownika jest to najważniejsza liczba. Z punktu widzenia właściciela gabinetu – nie.

Właściciel musi uwzględnić całkowity koszt zatrudnienia wynikający z formy współpracy oraz obowiązków finansowych pracodawcy.

Dokładna wysokość obciążeń zależy od rodzaju umowy, poziomu wynagrodzenia i indywidualnej sytuacji pracownika. Dlatego przy analizie finansowej gabinetu warto posługiwać się rzeczywistymi kosztami księgowymi, a nie samą kwotą netto.

Koszt pracownika to również czas, za który gabinet płaci

To jeden z najważniejszych elementów całej analizy.

Gabinet może ponosić koszt pracownika również wtedy, gdy pracownik nie wykonuje bezpośrednio płatnej procedury.

Dotyczy to między innymi:

• przerw,
• przygotowania stanowiska,
• dezynfekcji i sterylizacji,
• przygotowania dokumentacji,
• kontaktów z pacjentami,
• szkoleń,
• spotkań organizacyjnych,
• urlopów,
• nieobecności,
• pustych godzin w grafiku.

Ile kosztuje godzina pracy pracownika?

Załóżmy przykładowo, że całkowity miesięczny koszt pracownika dla gabinetu wynosi:

Na pierwszy rzut oka koszt jednej godziny wynosi 75 zł.

Ale nie oznacza to jeszcze, że każda godzina generuje dla gabinetu przychód lub zysk.

Jeżeli z 160 godzin tylko 120 godzin jest rzeczywiście wykorzystanych produktywnie, rzeczywisty koszt jednej produktywnej godziny wynosi:

Pracownik może być tani na umowie, ale drogi dla gabinetu

Właściciel może mieć wrażenie, że zatrudnia pracownika tanio, jeżeli miesięczne wynagrodzenie jest relatywnie niskie.

Jeżeli jednak pracownik ma dużo niewykorzystanego czasu, jego rzeczywisty koszt przypadający na produktywną godzinę może być znacznie wyższy.

Przykładowo:

W tym przykładzie pracownik B kosztuje gabinet więcej miesięcznie, ale koszt jednej produktywnej godziny jest niższy.

Koszt lekarza a koszt asysty – to nie to samo

W gabinecie stomatologicznym różne stanowiska wpływają na rentowność w zupełnie inny sposób.

Lekarz może bezpośrednio generować przychód poprzez wykonywanie procedur.

Asystentka lub higienistka może natomiast zwiększać produktywność lekarza, skracać czas procedur i umożliwiać wykonanie większej liczby zabiegów.

Dlatego koszt dodatkowego pracownika należy analizować również przez pryzmat wartości, którą generuje dla całego zespołu.

Dla lekarzy warto tę analizę wykonać osobno — możesz policzyć rzeczywisty koszt lekarza dla gabinetu przy rozliczeniu procentowym lub godzinowym. Jeżeli stosujesz model procentowy, zobacz również, ile procent od obrotu powinien otrzymywać lekarz dentysta i jak taki sposób rozliczenia wpływa na wynik gabinetu.

Czy zatrudnienie asystentki może zwiększyć zysk gabinetu?

Tak – ale tylko wtedy, gdy dodatkowy koszt pracy powoduje odpowiedni wzrost produktywności.

Oczywiście rzeczywista kalkulacja powinna uwzględniać koszty materiałów, laboratorium, podatki i wszystkie pozostałe elementy.

Mechanizm pozostaje jednak prosty:

Koszt zatrudnienia a pusty fotel

Jednym z największych problemów gabinetów nie jest sam poziom wynagrodzenia, ale niewykorzystanie czasu pracy.

Jeżeli lekarz, asystentka lub higienistka są opłacani za czas, w którym fotel pozostaje pusty, gabinet nadal ponosi część kosztów.

Może to wynikać z:

• odwołanych wizyt,
• niepojawienia się pacjenta,
• braku nowych pacjentów,
• niskiej konwersji konsultacji,
• zbyt długich przerw pomiędzy wizytami,
• nieprawidłowego planowania grafiku.

Ile kosztuje godzina niewykorzystanego czasu?

Załóżmy, że całkowity koszt związany z pracownikiem i stanowiskiem wynosi 200 zł za godzinę.

W tym przykładzie 20 pustych godzin oznacza potencjalny koszt rzędu 4 000 zł miesięcznie.

W skali roku daje to:

To pokazuje, dlaczego rentowności gabinetu nie można analizować wyłącznie przez wysokość wynagrodzeń.

Koszt pracownika powinien być powiązany z przychodem

Jednym z ważniejszych wskaźników jest relacja kosztu pracy do przychodu generowanego przez daną osobę lub zespół.

Nie chodzi jednak o ustanowienie jednej uniwersalnej wartości, która będzie prawidłowa dla każdego gabinetu.

Każda praktyka ma inną:

• specjalizację,
• strukturę usług,
• organizację pracy,
• liczbę foteli,
• liczbę pracowników,
• strukturę kosztów,
• politykę cenową.

Dlatego właściciel powinien przede wszystkim znać własne dane i obserwować ich zmiany w czasie.

Nie tylko wynagrodzenie – jakie jeszcze koszty uwzględnić?

Przy pełnej analizie kosztu pracownika warto rozważyć również:

• koszty rekrutacji,
• badania i medycynę pracy,
• szkolenia,
• odzież roboczą,
• benefity,
• ubezpieczenia,
• oprogramowanie i dostęp do systemów,
• sprzęt komputerowy,
• telefon,
• czas administracyjny.

Nie wszystkie z tych elementów występują w każdym gabinecie, ale pokazują, dlaczego proste porównanie pensji netto może prowadzić do błędnych wniosków.

Etat, umowa cywilnoprawna czy współpraca B2B?

Forma współpracy może znacząco zmieniać sposób kalkulowania kosztu pracownika lub współpracownika.

Dlatego przy analizie rentowności należy rozdzielić:

• koszt wynagrodzenia,
• koszt obowiązkowych obciążeń,
• koszt dodatkowych świadczeń,
• ryzyko i koszt nieobecności,
• czas pracy,
• produktywność.

Czy wyższe wynagrodzenie pracownika może zwiększyć rentowność?

Tak.

Wyższe wynagrodzenie nie musi oznaczać niższego zysku, jeżeli dzięki niemu gabinet pozyskuje lub utrzymuje bardziej produktywnego pracownika.

W praktyce warto również sprawdzić, jak podwyżki wynagrodzeń personelu stomatologicznego wpływają na rentowność gabinetu, ponieważ wzrost kosztów pracy może zmienić koszt godziny, próg rentowności oraz opłacalność poszczególnych procedur.

Może to oznaczać:

• większą liczbę wykonanych procedur,
• krótszy czas zabiegów,
• lepszą organizację pracy,
• mniejszą liczbę błędów,
• lepszą obsługę pacjentów,
• większą liczbę zaakceptowanych planów leczenia,
• większe obłożenie grafiku.

Jak policzyć opłacalność zatrudnienia nowej osoby?

Przed zatrudnieniem kolejnego pracownika warto wykonać prostą analizę scenariuszową.

Próg rentowności nowego pracownika

Bardzo praktycznym rozwiązaniem jest obliczenie, ile dodatkowego przychodu lub wyniku musi wygenerować pracownik, aby pokryć swój koszt.

W takim uproszczonym przykładzie pracownik musi wygenerować odpowiednią wartość ekonomiczną przez około 40 produktywnych godzin, aby pokryć koszt swojego zatrudnienia.

Dopiero godziny powyżej tego poziomu mogą zacząć generować dodatkowy wynik dla gabinetu, przy założeniu pozostałych niezmienionych parametrów.

Koszt pracownika a koszt godziny fotela

W gabinecie stomatologicznym warto połączyć analizę kosztu pracy z analizą kosztu fotela.

Fotel, lekarz, asysta, lokal i pozostałe zasoby tworzą wspólnie koszt wykonania procedury.

Najczęstsze błędy przy analizowaniu kosztów pracowników

1 Patrzenie wyłącznie na pensję netto

Kwota otrzymywana przez pracownika nie jest pełnym kosztem dla gabinetu.

2 Brak analizy produktywności

Sam fakt obecności pracownika w gabinecie nie oznacza, że jego czas jest wykorzystywany efektywnie.

3 Brak kalkulacji pustych godzin

Niewykorzystany czas nadal generuje koszty.

4 Porównywanie pracowników tylko ceną

Tańszy pracownik nie musi oznaczać niższego kosztu ekonomicznego.

5 Brak powiązania kosztów pracy z cennikiem

Jeżeli koszty wynagrodzeń rosną, może być konieczna ponowna analiza cen usług.

Jak zatrudnienie wpływa na rentowność całego gabinetu?

Koszty wynagrodzeń należy analizować nie tylko dla pojedynczego pracownika, ale również na poziomie całego gabinetu.

Warto obserwować:

• łączny koszt wynagrodzeń,
• przychód gabinetu,
• wynik operacyjny,
• liczbę produktywnych godzin,
• obłożenie foteli,
• przychód na godzinę,
• wynik na godzinę.

Dopiero połączenie tych danych pokazuje, czy gabinet posiada właściwą strukturę zatrudnienia.

Czy większy zespół zawsze oznacza większy gabinet?

Nie.

Rozbudowa zespołu powinna wynikać z rzeczywistego zapotrzebowania na pracę.

Jeżeli gabinet zatrudni kolejną osobę, ale nie będzie miał wystarczającej liczby pacjentów lub godzin pracy, dodatkowy pracownik może obniżyć rentowność.

Co zrobić, zanim zatrudnisz kolejną osobę?

Przed podpisaniem umowy warto odpowiedzieć na kilka pytań:

• Czy obecny zespół jest rzeczywiście w pełni wykorzystany?
• Czy gabinet ma wystarczającą liczbę pacjentów?
• Czy istnieją wolne godziny w grafiku?
• Czy dodatkowa osoba zwiększy liczbę wykonanych procedur?
• Czy skróci czas pracy lekarza?
• Czy zwiększy wartość realizowanych planów leczenia?
• Ile wyniesie pełny miesięczny koszt zatrudnienia?
• Po ilu godzinach pracy koszt pracownika się zwróci?

Najważniejszy wskaźnik – wynik na produktywną godzinę

W wielu przypadkach bardziej użyteczne od samego wynagrodzenia jest obserwowanie wyniku przypadającego na produktywną godzinę pracy.

Dzięki temu można porównać różne modele organizacji gabinetu.

To właśnie tego typu wskaźniki pozwalają lepiej ocenić, czy organizacja pracy gabinetu jest efektywna.

Podsumowanie – ile naprawdę kosztuje pracownik?

Odpowiedź brzmi: więcej niż jego pensja netto i więcej niż sama kwota wynagrodzenia brutto.

Rzeczywisty koszt zatrudnienia powinien uwzględniać wszystkie istotne koszty związane z pracą oraz wykorzystaniem czasu.

Dlatego przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu nie należy pytać wyłącznie:

Znacznie ważniejsze pytanie brzmi:

Rentowność zaczyna się od prawidłowej kalkulacji kosztów

Dobrze zarządzany gabinet powinien znać koszt godziny pracy, koszt godziny fotela oraz rentowność poszczególnych procedur. Punktem wyjścia do takiej analizy jest rzeczywisty koszt godziny pracy fotela stomatologicznego, który łączy koszty personelu z pozostałymi kosztami funkcjonowania gabinetu.

Dopiero wtedy można świadomie podejmować decyzje dotyczące:

• zatrudniania nowych osób,
• podwyżek wynagrodzeń,
• liczby pracowników,
• organizacji grafiku,
• cen usług,
• inwestycji w sprzęt,
• rozwoju gabinetu.

Ostateczne pytanie, które powinien zadać sobie właściciel

Przed zatrudnieniem kolejnej osoby nie wystarczy zapytać:

Lepiej zapytać:

To właśnie ta różnica pozwala przejść od prostego kontrolowania kosztów do świadomego zarządzania rentownością gabinetu.