Czy warto zatrudnić kolejnego lekarza? Jak policzyć opłacalność zatrudnienia w gabinecie?

Jedna z najważniejszych decyzji właściciela rozwijającego się gabinetu brzmi: czy potrzebuję kolejnego lekarza?

Na pierwszy rzut oka odpowiedź może wydawać się oczywista. Jeżeli obecny lekarz ma pełny grafik, pacjenci czekają na wizyty, a gabinet ma wolny fotel, zatrudnienie kolejnego stomatologa powinno zwiększyć przychody. Problem pojawia się wtedy, gdy właściciel zaczyna liczyć nie przychód, ale rzeczywisty wynik finansowy.

Większy przychód nie zawsze oznacza większy zysk

To jeden z najczęstszych błędów w zarządzaniu gabinetem. Właściciel widzi, że nowy lekarz wykonał w miesiącu procedury za 50 000 zł i może uznać, że gabinet właśnie zwiększył zysk o 50 000 zł. To oczywiście nie jest prawidłowa kalkulacja.

Od przychodu trzeba odjąć między innymi wynagrodzenie lekarza, materiały, laboratorium, koszty dodatkowej asysty oraz odpowiednią część kosztów funkcjonowania stanowiska.

Przy budowaniu pełnego modelu kosztowego warto również sprawdzić, ile naprawdę kosztuje zatrudnienie pracownika w gabinecie stomatologicznym , ponieważ wynagrodzenie to tylko część całkowitego kosztu pracy.

Dopiero taka kalkulacja pokazuje, czy zatrudnienie kolejnej osoby rzeczywiście ma ekonomiczne uzasadnienie.

Najpierw sprawdź, czy gabinet ma dla lekarza „pracę”

Zanim zaczniesz analizować wynagrodzenie lekarza, odpowiedz na znacznie ważniejsze pytanie:

Jeżeli gabinet posiada wolny fotel przez 30–40 godzin miesięcznie, zatrudnienie lekarza może być naturalnym sposobem wykorzystania istniejącej infrastruktury.

Jeżeli jednak nowy lekarz ma otrzymać dodatkowy fotel, a gabinet nie ma jeszcze wystarczającego popytu, pojawiają się kolejne koszty:

• nowe stanowisko pracy,
• dodatkowe wyposażenie,
• większe zużycie materiałów,
• większe koszty asysty,
• większa liczba godzin pracy personelu,
• marketing potrzebny do zapełnienia grafiku,
• koszt pustych godzin.

Istniejący fotel czy nowy fotel?

To jedno z pierwszych pytań, które warto rozstrzygnąć.

Jeżeli gabinet posiada wolny fotel, a infrastruktura może obsłużyć kolejnego lekarza, koszt wejścia może być relatywnie niski.

Jeżeli jednak trzeba stworzyć nowe stanowisko, kalkulacja powinna wyglądać zupełnie inaczej.

Policz rzeczywisty koszt jednej godziny nowego lekarza

Załóżmy przykładowo, że lekarz ma pracować 160 godzin w miesiącu. Nie oznacza to jednak, że wszystkie 160 godzin będą godzinami produktywnymi.

Możemy przyjąć następujący scenariusz:

To zupełnie inna informacja niż samo stwierdzenie, że lekarz kosztuje gabinet 24 000 zł miesięcznie.

Ile przychodu musi wygenerować nowy lekarz?

Teraz możemy przejść do najważniejszego pytania:

Załóżmy, że całkowity dodatkowy koszt związany z lekarzem wynosi 24 000 zł miesięcznie. Nie możemy jednak powiedzieć, że wystarczy wygenerować 24 000 zł przychodu.

Jeżeli z każdej złotówki przychodu część pochłaniają materiały, laboratorium i wynagrodzenie lekarza, gabinet potrzebuje odpowiednio większego obrotu.

W takim uproszczonym przykładzie lekarz powinien wygenerować około 60 000 zł miesięcznego przychodu, aby pokryć analizowany koszt przy założonej marży 40%.

Dopiero przychód powyżej tego poziomu może tworzyć dodatkową nadwyżkę, oczywiście przy zachowaniu pozostałych założeń.

Próg rentowności lekarza – najważniejsza liczba przed zatrudnieniem

Próg rentowności można potraktować jako punkt, od którego nowy lekarz zaczyna ekonomicznie „pracować na plus”.

W praktyce warto wykonać tę kalkulację osobno dla kilku scenariuszy obłożenia.

Jeżeli chcesz szerzej przeanalizować punkt, od którego przychody zaczynają pokrywać koszty całego gabinetu, zobacz również jak obliczyć próg rentowności gabinetu stomatologicznego .

Nie licz jednego scenariusza – policz trzy

Jednym z najlepszych sposobów ograniczenia ryzyka jest przygotowanie trzech wariantów.

Nie chodzi o to, aby przewidzieć przyszłość co do jednej godziny. Chodzi o sprawdzenie, czy decyzja pozostaje opłacalna również w mniej korzystnym wariancie.

Przykład: czy lekarz generujący 70 000 zł miesięcznie się opłaca?

Załóżmy następujący model:

W takim przykładowym modelu lekarz generuje 70 000 zł przychodu, ale dla właściciela nie oznacza to 70 000 zł dodatkowego zysku.

Po uwzględnieniu kosztów pozostaje 20 000 zł wyniku przed dalszymi obciążeniami, które należy uwzględnić w zależności od modelu działalności.

A co, jeśli lekarz wygeneruje tylko 40 000 zł?

To pytanie jest jeszcze ważniejsze niż wariant optymistyczny.

Jeżeli przychód spadnie do 40 000 zł, a koszty pozostaną relatywnie wysokie, marża może nie wystarczyć do pokrycia pełnego kosztu stanowiska.

W takim przypadku właściciel może mieć wrażenie, że „gabinet zarobił 40 000 zł więcej”. W rzeczywistości dodatkowy wynik może być bardzo niewielki w stosunku do ryzyka organizacyjnego i finansowego.

Największe ryzyko nie znajduje się w wynagrodzeniu lekarza

Właściciele często koncentrują się na negocjowaniu procentu wynagrodzenia lekarza. Oczywiście jest to istotne. Jednak równie ważne jest pytanie: ile godzin lekarz rzeczywiście będzie miał pacjentów?

Jeżeli lekarz otrzymuje korzystne dla gabinetu warunki, ale pracuje przy pustym grafiku, problemem nie jest wyłącznie wysokość jego wynagrodzenia. Problemem jest niewykorzystana zdolność produkcyjna. Jeżeli chcesz przełożyć niewykorzystane godziny na konkretną kwotę, zobacz również, ile kosztuje pusty fotel stomatologiczny.

Czy lepiej zatrudnić lekarza na pełen etat czy rozliczać go za wynik?

Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla każdego gabinetu. Model współpracy powinien być dopasowany do przewidywalnego obłożenia, rodzaju procedur oraz możliwości pozyskania pacjentów.

Przed podjęciem decyzji warto porównać:

Jeżeli rozważasz model prowizyjny, pomocna będzie również analiza, ile procent od obrotu powinien otrzymywać lekarz dentysta i jak taki model wpływa na rentowność gabinetu.

• koszt stały lekarza,
• koszt zmienny zależny od przychodu,
• minimalną liczbę godzin pracy,
• ryzyko pustego grafiku,
• koszt nieobecności,
• potencjalną produktywność,
• możliwość zwiększania lub zmniejszania liczby godzin.

Kiedy zatrudnienie kolejnego lekarza ma szczególnie dużo sensu?

Można wskazać kilka sytuacji, w których decyzja jest znacznie łatwiejsza do uzasadnienia ekonomicznego.

1 Obecni lekarze mają pełne grafiki

Jeżeli pacjenci czekają na terminy, a obecni lekarze nie mają już możliwości przyjęcia kolejnych osób, gabinet posiada niewykorzystany potencjał przychodowy.

2 Gabinet posiada wolny fotel

Jeżeli infrastruktura już istnieje, dodatkowy lekarz może zwiększyć wykorzystanie istniejących zasobów bez konieczności ponoszenia pełnego kosztu nowej inwestycji.

3 Gabinet ma stabilny napływ nowych pacjentów

Nowy lekarz potrzebuje pacjentów. Jeżeli źródło nowych pacjentów jest stabilne, ryzyko pustego grafiku jest mniejsze.

4 Obecny zespół nie jest w stanie obsłużyć popytu

Wtedy problemem nie jest brak pacjentów, ale brak dostępnych godzin lekarzy.

5 Nowy lekarz posiada procedury o odpowiedniej rentowności

Nie każdy przychód jest równie wartościowy. Liczy się marża oraz wynik przypadający na godzinę pracy fotela. Dlatego przed zatrudnieniem warto sprawdzić także rentowność zabiegów stomatologicznych, które mają wypełniać grafik nowego lekarza.

Kiedy lepiej jeszcze nie zatrudniać?

Czasami odpowiedź powinna brzmieć: jeszcze nie.

Szczególną ostrożność warto zachować, gdy:

• obecni lekarze mają dużo pustych godzin,
• grafiki są słabo wypełnione,
• gabinet nie ma stabilnego źródła nowych pacjentów,
• ceny usług są zbyt niskie,
• rentowność obecnych procedur jest nieznana,
• nowe stanowisko wymaga dużej inwestycji,
• właściciel nie zna kosztu godziny pracy fotela stomatologicznego.

Zanim zatrudnisz lekarza, policz koszt dodatkowej godziny

W praktyce warto stworzyć prosty model finansowy. Nie musi być skomplikowany.

Najważniejsze pytanie: ile wyniku wygeneruje dodatkowy lekarz?

Załóżmy, że obecny gabinet generuje:

Po zatrudnieniu lekarza przychód wzrasta do 240 000 zł. To wygląda bardzo dobrze. Ale jeżeli koszty rosną do 202 000 zł, wynik wynosi:

W tym przykładzie przychód wzrósł o 60 000 zł, ale wynik zwiększył się tylko o 8 000 zł.

Jak ocenić decyzję po 3 miesiącach?

Po zatrudnieniu lekarza nie warto czekać do końca roku, aby sprawdzić, czy decyzja była dobra. Warto monitorować wyniki co miesiąc.

Nie oceniaj nowego lekarza zbyt wcześnie

Nowy lekarz może potrzebować czasu na zbudowanie grafiku. Pierwsze tygodnie nie zawsze pokazują docelową produktywność.

Dlatego warto ustalić wcześniej:

• cel obłożenia po pierwszym miesiącu,
• cel obłożenia po trzech miesiącach,
• minimalny przychód miesięczny,
• minimalny wynik godzinowy,
• maksymalny akceptowalny poziom pustych godzin.

Dzięki temu decyzja nie jest podejmowana na podstawie subiektywnego wrażenia właściciela.

Co jeśli nowy lekarz zwiększy również wartość całego gabinetu?

Warto pamiętać, że lekarz może generować wartość nie tylko poprzez własne procedury.

Może również:

• przejmować pacjentów oczekujących na wizytę,
• zwiększać dostępność terminów,
• przyjmować pacjentów nowych,
• prowadzić konsultacje,
• rozpoczynać większe plany leczenia,
• przekazywać pacjentów do innych specjalistów,
• zwiększać wykorzystanie istniejącej infrastruktury.

Dlatego warto analizować również wpływ lekarza na cały system przychodów gabinetu, a nie wyłącznie jego własny obrót.

Zatrudnienie lekarza może być sposobem na skalowanie gabinetu

Jeżeli gabinet posiada dobrze działający marketing, stabilny napływ pacjentów, sprawny system obsługi oraz wolne moce przerobowe, zatrudnienie lekarza może być jednym z najprostszych sposobów zwiększenia skali działalności.

Ale kolejność ma znaczenie.

5 pytań, które warto zadać przed podpisaniem umowy

1 Czy mam wystarczającą liczbę pacjentów?

Jeżeli nie wiesz, jak przełożyć dostępny czas lekarza na wymaganą liczbę wizyt, zobacz również ilu pacjentów dziennie powinien przyjmować dentysta, aby gabinet był rentowny.

2 Czy mam wolny fotel lub czy inwestycja w nowy fotel się zwróci?

3 Ile wyniesie pełny koszt jednej produktywnej godziny?

4 Ile przychodu i marży musi wygenerować lekarz, aby osiągnąć próg rentowności?

5 Czy mam plan na zapełnienie jego grafiku?

Ostateczny model decyzyjny

Przed zatrudnieniem kolejnego lekarza warto stworzyć jedną prostą tabelę decyzyjną.

Podsumowanie – czy warto zatrudnić kolejnego lekarza?

Tak – ale nie dlatego, że „więcej lekarzy oznacza większy gabinet”.

Warto zatrudnić kolejnego lekarza wtedy, gdy istnieje realny popyt na jego pracę, gabinet posiada odpowiednią infrastrukturę, a przewidywany wynik z jego działalności przekracza dodatkowe koszty.

Najważniejsze jest więc nie samo pytanie: „Czy stać mnie na kolejnego lekarza?”

Znacznie lepsze pytanie brzmi:

Policz to przed zatrudnieniem, a nie po

Największą wartość daje analiza wykonana jeszcze przed podpisaniem umowy. Wtedy możesz porównać kilka wariantów:

• lekarz pracujący 80 godzin miesięcznie,
• lekarz pracujący 120 godzin miesięcznie,
• lekarz pracujący 160 godzin miesięcznie,
• różne poziomy obłożenia,
• różne poziomy przychodu na godzinę,
• różne modele wynagrodzenia.

Dzięki temu decyzja o zatrudnieniu przestaje być intuicją, a staje się decyzją biznesową opartą na liczbach.